Każdy zgłaszany projekt powinien spełniać wszystkie następujące wymogi formalne:
1) projekt powinien dotyczyć jedynie zadań własnych gminy w rozumieniu ustawy o samorządzie gminnym i zadań własnych powiatu w rozumieniu ustawy o samorządzie powiatowym, które będą dostępne nieodpłatnie dla wszystkich mieszkańców Grudziądza, do których adresowane będzie dane zadanie;
2) przedmiotem projektu może być wyłącznie zadanie rozumiane jako całość; nie jest dopuszczalne zgłaszanie projektu w postaci części zadania, np. wyłącznie prac projektowych;
3) projekt powinien być spójny, jego przedmiot powinien dotyczyć jednego zakresu rzeczowego;
4) projekt musi być możliwy do realizacji w czasie roku budżetowego edycji oraz nie może stanowić etapu zadania wieloletniego;
5) projekty mogą być składane wyłącznie przez osoby, dla których miejscem zamieszkania jest gmina-miasto Grudziądz i muszą dotyczyć zadań jednoznacznie określonych jako okręgowe, ogólnomiejskie, lub jako zadanie ogólnomiejskie miękkie;
6) zadanie okręgowe oznacza zadanie mające charakter dostawy, usługi lub robót budowlanych realizowane w obrębie danego okręgu lub mające istotne znaczenie przede wszystkim dla mieszkańców danego okręgu;
7) zadanie ogólnomiejskie oznacza zadanie mające charakter dostawy, usługi lub robót budowlanych realizowanych w obrębie więcej, niż jednego okręgu lub mające znaczenie dla mieszkańców więcej niż jednego okręgu;
8) zadanie ogólnomiejskie miękkie oznacza zadanie realizowane z części wydatków wydzielonych z puli zadań ogólnomiejskich, przeznaczonych na świadczenie usług o charakterze nieinwestycyjnym, które może dotyczyć organizacji takich zadań, jak w szczególności:
- szkoleń,
- warsztatów,
- konferencji,
- prelekcji,
- wyjazdów turystycznych,
- imprez kulturalnych,
- imprez sportowych;
9) projekt podlega zgłoszeniu na formularzu, którego wzór ustanowi Prezydent w zarządzeniu, o którym mowa w § 3 ust. 1;
10) projekt przewidujący wykonanie robót budowlanych, usług, bądź dostawy nie może zawierać wskazania wykonawcy mającego wykonać przewidziane w projekcie zadanie. Projekt przewidujący zadanie ogólnomiejskie miękkie może zawierać wskazanie wykonawcy, jeżeli zadanie może być realizowane tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze.
11) zgłoszenie projektu dotyczącego zadania ogólnomiejskiego oraz zadania ogólnomiejskiego miękkiego wymaga dołączenia listy poparcia z podpisami mieszkańców, zgodnie z wzorem ustalonym w zarządzeniu, o którym mowa w § 3 ust. 1;
12) zgłoszenie projektu dotyczącego zadania okręgowego nie wymaga dołączenia listy poparcia, której mowa w pkt 11;
13) projekt dotyczący zadania okręgowego lub ogólnomiejskiego przewidzianego do realizacji na nieruchomościach stanowiących własność gminy - miasta Grudziądz oddanych w trwały zarząd (np. szkoły, przedszkola), na nieruchomościach gminy-miasta Grudziądz oddanych w użytkowanie wieczyste bądź na nieruchomościach niestanowiących przedmiotu własności gminy - miasta Grudziądz, wymaga dołączenia oświadczenia o woli udostępnienia nieruchomości, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 5) lit. a);
14) projekt zadania ogólnomiejskiego miękkiego przewidzianego do realizacji na nieruchomościach stanowiących własność gminy - miasto Grudziądz oddanych w trwały zarząd (np. szkoły, przedszkola), nieruchomościach gminy-miasta Grudziądz oddanych w użytkowanie wieczyste bądź na nieruchomościach niestanowiących przedmiotu własności gminy - miasto Grudziądz, wymaga dołączenia pisemnej zgody na bezpłatne udostępnienie nieruchomości na czas realizacji zadania;
15) zgłoszone projekty powinny uwzględniać - o ile jest to możliwe – uniwersalne projektowanie, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2240);
16) projekt można złożyć wyłącznie w terminach określonych przez Prezydenta w harmonogramie konsultacji. Termin składania projektu zostaje zachowany, gdy został zamieszczony w systemie do obsługi GBO, do upływu terminu wskazanego w harmonogramie ustalonym przez Prezydenta Grudziądza.
17) Każdemu mieszkańcowi przysługuje prawo złożenia jednego projektu dotyczącego zadania okręgowego, jednego projektu dotyczącego zadania ogólnomiejskiego i jednego projektu zadania ogólnomiejskiego miękkiego.
17) Podanie numeru PESEL Wnioskodawcy wymagane będzie na wezwanie Urzędu Miejskiego wyłącznie w sytuacji konieczności jednoznacznej identyfikacji osoby składającej wniosek